해외 고객과 화상으로 이야기할 때 중요한 것은 어려운 영어 표현보다 회의의 목적과 결정할 내용을 서로 같은 문서로 보는 것입니다. 개인용 Skype는 2025년 5월 5일 종료됐으므로 예전 Skype 연락처와 사용법에 기대지 말고, 상대 회사가 허용하는 Teams·Zoom·Google Meet 등 현재 회의도구에서 접속을 미리 시험해야 합니다.
Skype 링크부터 새 회의 링크로 바꾸세요
오래된 이메일 서명, 예약 안내와 거래처 연락처에 Skype ID가 남아 있다면 현재 사용하는 회의 링크와 업무용 이메일로 교체합니다. Microsoft는 Skype 종료 뒤 Teams Free로의 전환과 데이터 처리 방법을 공식 안내했습니다. Microsoft Skype 종료 안내
회의 초대장에 다섯 가지를 먼저 넣습니다
| 항목 | 적을 내용 |
|---|---|
| 목적 | 정보 공유·가격 협의·문제 해결 중 무엇을 결정할지 |
| 시간 | 양쪽 시간대와 예상 종료시각 |
| 참석자 | 이름·직책·담당 범위 |
| 자료 | 견적서·도면·제품번호·질문 목록 |
| 대체 연락 | 연결이 끊겼을 때 쓸 이메일이나 전화번호 |
‘KST 오후 3시’처럼 한쪽 시간대만 쓰기보다 상대 지역의 날짜와 시간을 함께 적으면 하루 차이와 서머타임 혼선을 줄일 수 있습니다.
고유명사와 숫자는 회의 전에 글로 보냅니다
제품명, 모델번호, 단가, 수량, 납기일과 주소는 발음만으로 전달하면 오류가 생기기 쉽습니다. 화면 공유할 한 장짜리 의제나 채팅 메시지에 미리 적어 두고, 숫자를 말한 뒤 상대가 보는 화면의 같은 줄을 가리키세요.
- 제품번호: 문자와 숫자를 묶지 말고 구간을 나눠 읽습니다.
- 가격: 통화와 세금·배송 포함 여부를 함께 말합니다.
- 날짜: ‘다음 금요일’보다 연·월·일을 사용합니다.
- 수량: 개별 수량과 박스·팔레트 단위를 구분합니다.
말하기는 결론·이유·확인의 세 문장으로
길게 설명하려 하기보다 한 번의 발언을 세 단계로 정리하면 이해하기 쉽습니다.
“Our preferred delivery date is October 15. We need five working days for inspection. Could you confirm whether that date is possible?”
먼저 원하는 결론을 말하고, 짧은 이유를 붙인 뒤 상대가 확인해야 할 질문으로 끝냅니다. 알아듣지 못했을 때는 무조건 “Yes”라고 답하지 말고 아래 표현으로 범위를 좁히세요.
- “Could you say that again more slowly?”
- “Do you mean the unit price or the total price?”
- “Let me confirm the date in the chat.”
- “I understood the first point, but not the second one.”
자동 자막은 보조수단으로만 사용하세요
자막은 낯선 억양을 따라가는 데 도움이 되지만 회사명·제품명·숫자를 잘못 표시할 수 있습니다. 중요한 조건은 자막을 믿고 넘어가지 말고 채팅과 화면 문서로 다시 확인합니다. Teams Free를 사용할 경우 현재 제공되는 회의·통화 기능과 계정 조건은 공식 페이지에서 확인하세요. Microsoft Teams Free 안내
화면 공유 전 보안 점검
- 개인 메시지와 다른 고객 자료가 보이지 않도록 공유할 창만 선택합니다.
- 견적서에 불필요한 계좌·주소·개인정보가 있으면 가립니다.
- 회의 녹화는 상대방과 조직의 동의를 받은 뒤 시작합니다.
- 외부 참가자의 파일 다운로드와 화면 제어 권한을 확인합니다.
- 회의 링크를 공개 게시판이나 공용 메신저방에 올리지 않습니다.
연결이 끊겼을 때 쓸 문장을 준비합니다
통화 품질이 나빠지면 반복해서 접속만 시도하기보다 합의한 대체경로로 전환합니다. “The connection is unstable. I’ll send the key points by email and reconnect in five minutes.”처럼 다음 행동과 시간을 명확히 말하세요. 이어폰·마이크·카메라, 화면 공유와 게스트 접속은 회의 10분 전에 시험합니다.
회의가 끝나면 결정사항을 이메일로 확정
회의 직후에는 결정된 내용, 미결 사항, 담당자와 기한을 짧은 이메일로 보냅니다. 특히 가격·수량·납기·품질 기준은 상대가 “confirmed”라고 답할 수 있도록 표로 정리하세요. 화상통화에서 고개를 끄덕인 것만으로 계약 조건이 확정됐다고 가정하면 안 됩니다.
